Diktieren in Praxis und Kanzlei: Spracherkennung, KI und Schweigepflicht

Drei Wege vom Wort zum Text

In Arztpraxen und Kanzleien wird seit Jahrzehnten diktiert. Arztbriefe, Befunde, Schriftsätze und Aktennotizen entstehen oft gesprochen und werden später zu Text. Dafür gibt es heute drei Wege, die sich in Aufwand, Kosten und Datenschutz deutlich unterscheiden.

Der klassische Weg ist das Diktat für den Schreibdienst. Du sprichst in ein digitales Diktiergerät oder ein Diktiermikrofon, die Datei geht an eine Schreibkraft, die sie abtippt. Für professionelle Geräte gibt es eigene Programme, die diese Abläufe steuern, und Zubehör wie Fußschalter zum Abhören. Das ist bewährt und datenschutzrechtlich überschaubar, weil die Aufnahme in der Praxis oder Kanzlei bleibt. Es kostet aber Zeit und Personal.

Der zweite Weg ist die Spracherkennung am Rechner. Eine Software wandelt das Diktat direkt in Text um, mit einem Fachwortschatz für Medizin oder Recht. Philips verbindet seine Diktiersoftware SpeechExec etwa mit Dragon Medical One. Hier entfällt das Abtippen, der Text steht nach dem Diktat im Dokument. Je nach Lösung läuft die Erkennung auf dem eigenen Rechner oder in einer Cloud des Anbieters.

Der dritte Weg sind KI-Diktiergeräte wie die von Plaud. Sie nehmen nicht nur Diktate auf, sondern ganze Gespräche, und liefern Text mit Sprechern und eine Zusammenfassung nach Vorlage. Das ist bequem, schickt die Aufnahme aber immer in die Cloud des Herstellers. Gerade für Patienten- und Mandantengespräche ist das der Punkt, an dem die Rechtsfragen beginnen.

Die Schweigepflicht gilt auch für das Gerät

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater gehören zu den Berufen, die § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wer ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm in dieser Rolle anvertraut wurde, macht sich strafbar. Das Gesetz erlaubt, Geheimnisse an Personen weiterzugeben, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, etwa an technische Dienstleister, soweit das erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Wer das tut, muss diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichten. Unterlässt er das und gibt die mitwirkende Person das Geheimnis unbefugt weiter, macht er sich selbst strafbar (§ 203 Abs. 4 StGB).

Dazu kommt die DSGVO. Gesundheitsdaten zählen zu den besonders geschützten Daten (Art. 9 DSGVO). Wer einen externen Dienst einsetzt, darf laut Art. 28 DSGVO nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für den Schutz der Daten bieten. In der Praxis heißt das: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klare Angaben zum Ort der Verarbeitung und zur Löschung, und eine Prüfung, ob Unterauftragnehmer außerhalb der EU sitzen.

Bitte versteh das als Orientierung, nicht als Rechtsberatung. Vor dem ersten Einsatz eines KI-Geräts mit Patienten oder Mandanten solltest du deinen Datenschutzbeauftragten, die Kammer oder einen Fachanwalt fragen.

Was die Hersteller zum Datenschutz sagen

Die Hersteller in unserer Auswahl beantworten diese Fragen unterschiedlich ausführlich:

Plaud liefert die ausführlichsten Angaben. Im Trust Center stehen ein Rechenzentrum in Frankfurt, Subprozessoren für die KI-Modelle in der EU und Verträge, die Training und Speicherung der Daten ausschließen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DPA) mit Standardvertragsklauseln nimmt Plaud laut Trust Center automatisch in seine gewerblichen Nutzungsbedingungen auf. Ob er für deine Praxis oder Kanzlei genügt, klärt dein Datenschutzbeauftragter. Anker speichert beim soundcore Work standardmäßig lokal, nennt den Ort der Transkription aber nicht. Comu nennt DSGVO, SOC 2 und HIPAA, aber keinen Ort der Verarbeitung.

Bevor ein KI-Gerät mit Patienten- oder Mandantendaten zum Einsatz kommt, sollten diese Fragen schriftlich beantwortet sein:

1. Vertrag: Bietet der Hersteller einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO an?
2. Ort: In welchem Land und Rechenzentrum wird die Aufnahme verarbeitet?
3. Unterauftragnehmer: Welche KI-Anbieter sind beteiligt, und wo sitzen sie?
4. Löschung: Wann werden Audio und Text in der Cloud gelöscht?
5. Training: Werden die Daten zum Training von KI-Modellen genutzt?

Wer auf eine dieser Fragen keine klare Antwort bekommt, setzt das Gerät besser nur für eigene Diktate ohne Patientendaten ein.

Für Fachbegriffe bietet Plaud Glossare an, unter anderem für Medizin und Recht. Das verbessert die Erkennung von Diagnosen, Wirkstoffen und Paragrafen. Den Text vor der Weitergabe zu lesen, ersetzt es nicht.

Für Anwälte ist die Lage ähnlich wie für Ärzte. § 43e BRAO erlaubt, Dienstleistern den Zugang zu vertraulichen Tatsachen zu eröffnen, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Auch hier gehört eine schriftliche Verpflichtung des Dienstleisters dazu. Wer ein KI-Gerät in der Kanzlei nutzen will, prüft also dieselben Fragen wie die Arztpraxis. Eine individuelle Rechtsberatung ist das nicht.

Diktat oder Gespräch?

Für die Rechtslage macht es einen großen Unterschied, ob nur du sprichst oder auch dein Gegenüber. Ein Diktat enthält zwar Patienten- oder Mandantendaten, aber keine fremde Stimme. Hier geht es um Datenschutz und Schweigepflicht. Bei einem Gespräch kommt § 201 StGB dazu. Auch im Büro gilt § 201 StGB, der unbefugte Aufnahmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe stellt. Hol deshalb vor jeder Gesprächsaufnahme die ausdrückliche Zustimmung des Patienten oder Mandanten ein.

Bewährt hat sich, beides zu trennen. Das Diktat nach dem Termin läuft über ein Gerät oder eine Software mit klaren Verträgen. Gesprächsaufnahmen gibt es nur mit schriftlicher Einwilligung und nur, wenn sie wirklich gebraucht werden.

Für den Alltag in Praxis und Kanzlei haben sich ein paar Regeln bewährt, die unabhängig vom Gerät gelten. Sie kosten wenig Zeit und vermeiden die meisten Probleme:

• Diktat und Gespräch trennen: eigene Diktate über den gewohnten Weg, Gespräche nur mit Zustimmung.
• Verträge vor dem ersten Einsatz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Verpflichtung zur Verschwiegenheit schriftlich.
• Text vor der Weitergabe lesen: Diagnosen, Wirkstoffe, Fristen und Namen prüfen.
• Aufnahmen löschen: nach der Übernahme in die Akte nicht länger aufheben als nötig.

So bleibt das Gerät ein Werkzeug, und die Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört.

Welches Gerät für welchen Weg

Für den Schreibdienst reicht ein klassisches digitales Diktiergerät oder ein Diktiermikrofon am Rechner. Tasten zum Zurückspulen, Einfügen und Überschreiben sind hier wichtiger als jede KI. Einen Überblick über Geräte ohne App gibt die Seite Aufnahmegeräte.

Für die Spracherkennung brauchst du ein gutes Mikrofon und eine Software mit Fachwortschatz. Welche Wege es dafür gibt, erklärt die Seite Diktiergerät mit Schreibfunktion.

Für KI-Diktiergeräte spricht der Zeitgewinn. Wer sie in Praxis oder Kanzlei einsetzen will, sollte mit einem Hersteller beginnen, der die Datenschutzfragen schriftlich beantwortet. Unter den meistverkauften Geräten liefert Plaud hier die meisten Angaben, etwa für das Plaud Note Pro oder den Anstecker NotePin S für die Visite. Alle KI-Geräte stehen unter Beste KI-Diktiergeräte.